Što je memorandum? Definicija i primjeri

Memorandum, poznatiji kao memorandum, je kratka poruka ili zapis koji se koristi za internu komunikacija u poslu. Nakon primarnog oblika interne pisane komunikacije, memorandumi su odbili u upotrebi od uvođenja e i drugi oblici elektroničkih poruka; međutim, mogućnost pisanja jasnih napomena sigurno vam može dobro poslužiti u pisanju internih poslovnih e-poruka, jer one često služe istoj svrsi.

Bilješke se mogu koristiti za brzo komuniciranje sa širokom publikom nečim kratkim, ali važnim, poput proceduralnih promjene, poskupljenja, dopune pravila, raspored sastanaka, podsjetnici za timove ili sažeci uvjeta sporazuma, za primjer.

Barbara Diggs-Brown, strategičarka komunikacija, kaže da je učinkovit podsjetnik "kratak, sažet, visoko organiziran i nikada ne kasni. Trebao bi predvidjeti i odgovoriti na sva pitanja koja čitatelj može imati. Nikad ne daje nepotrebne ili zbunjujuće informacije. "

Budite jasni, budite usredotočeni, budite kratki, ali cjeloviti. Zauzmite profesionalni ton i zapišite kao da ga svijet može pročitati - to jest, ne uključuje nikakve informacije to je previše osjetljivo da bi ga svi mogli vidjeti, pogotovo u ovom dobu kopiranja i lijepljenja ili "klikni i naprijed."

Započnite s osnovama: kome članak su adresa, datum i linija predmeta. Počnite tijelo bilješke s jasnom svrhom, navedite ono što čitatelji trebaju znati, i zaključite s onim što trebate učiniti čitateljima, ako je potrebno. Imajte na umu da zaposlenici mogu samo pregledati bilješku po primitku pa koristite kratke odlomke, podnaslove i tamo gdje možete, koristite popise. Ovo su "ulazne točke" za oko, tako da se čitatelj lako može osvrnuti na onaj dio podsjetnika koji mu treba.

Ne zaboravite korekturu. Čitanje naglas može vam pomoći pronaći pronađene riječi, ponavljanja i neugodne rečenice.

Evo primjera internog bilješka izmišljene izdavačke kuće koja informira zaposlenike o nadolazećim promjenama rasporeda zbog blagdana Dana zahvalnosti. Proizvodnja je također mogla poslati zasebne dopise u zasebne odjele, posebno ako je bilo više detalja koje je potrebno svakom odjelu i koje se ne bi odnosile na ostale odjele.

Za: Svi zaposlenici

Od: E.J. Smith, vodstvo proizvodnje

Datum: 1. studenog 2018

Tema: Promjena rasporeda ispisa zahvalnosti

Produkcija želi podsjetiti sve da će Dan zahvalnosti utjecati na naše rokove ispisa ovog mjeseca. Sve stranice u tiskanom obliku koje bi u četvrtak ili petak u petak obično mogle izaći na pisač preko UPS-a, morat će izaći na 3 popodne. u srijedu, 21. studenog.

Odjeli za prodaju oglasa i uredništvo

• Obavezno budite sigurni da netko tko vam šalje tekst ili slike za objavljivanje neće biti na odmoru u nedjelju 19. nedjelje. Ranije postavite rokove za bilo što što dolazi izvana.
• Imajte na umu da će interni fotografi i grafički dizajneri imati više posla i manje vremena za to, pa vas molim da svoj rad usmjerite u odgovarajući odjel ranije nego što je to uobičajeno.
• Molim vas da ne šaljite „žurni“ rad najkasnije do 16. novembra. Ne može se garantirati da će sve kratke promjene u tjednu Dana Dana zahvalnosti biti ispunjene prethodnim rokovima i prije dodjele odobrenja moraju proći kroz stol za planiranje. Budite rano umjesto toga.

Odjeli za fotografiju i grafiku

• Svi članovi udruge umjetnički odjel bit će dopušteno uvesti prekovremeni rad tijekom studenog kako je potrebno da se riješe krhanja početka blagdana i ranijih rokova.

Unaprijed hvala svima za vašu pomoć u što skorijem prikupljanju materijala i vašu brigu za osoblje proizvodnog odjela.

Slijedi izmišljeni podsjetnik za uspostavu sastanka s članovima tima koji se vraćaju sa sajmova.

Za: Tim za sajmove

Iz: C.C. Jones, nadzornik marketinga

Datum održavanja: 10. srpnja 2018

Predmet: Susret za povratak izložbi

Po povratku na posao, petak, 20. srpnja, sa sajma, planiramo podnevni sastanak za ručak u sobi za sastanke istočnog krila da bismo provjerili kako je emisija prošla. Planirajmo razgovarati o tome što je dobro funkcioniralo, a što nije, poput:

• Broj dana pohađanja
• Količina i vrste pruženih marketinških materijala
• Prikazi na štandovima
• Kako su primljeni pokloni
• Položaj kabine i promet u različito doba dana
• Što je pobudilo interes za prolaznike
• Razina osoblja

Znam da kada se vratite sa sajma, imate milijun stvari koje trebate pratiti, pa ćemo sastanak zadržati na najmanje 90 minuta. Budite spremni pripremiti se s vašim povratnim informacijama i konstruktivnom kritikom na marketinške aspekte emisije. Povratne informacije postojećih kupaca i novi vodiči kupca bit će obuhvaćeni zasebnim sastankom s proizvodnim i prodajnim timovima. Hvala vam na vašem radu na izložbi.

Diggs-Brown, Barbara. PR Styleguide. 3. izd., Cengage Learning, 2012.