Važna uloga primatelja u jasnoj komunikaciji

U proces komunikacije, "primatelj" je slušatelj, čitatelj ili promatrač - to jest pojedinac (ili grupa pojedinaca) kome je poruka usmjerena. Prijemnik se također naziva "publika"ili dekoder.

Osoba koja inicira poruku u procesu komunikacije naziva se "pošiljalac. "Jednostavno rečeno," učinkovita "poruka je ona koja je primljena na način koji je pošiljalac zamislio. Problemi mogu nastati na oba kraja koji sprečavaju da se planirana poruka probije do prijemnika.

Na primjer, Paige postavlja Billu pitanje usmeno. Poruka putuje zrakom, "kanalom", do Billovih ušiju. On odgovara. Paige je pošiljatelj, pitanje je poruka, a Bill je primatelj i daje Paige povratnu informaciju odgovarajući na pitanje.

Postoji bezbroj područja i načina na kojima bi mogli nastati problemi čak i u ovoj kratkoj razmjeni. Ako Paige šapuće, Bill je možda neće čuti. Možda čuje samo jedan dio toga i odgovara na pitanje koje zapravo nije postavljeno, pa je Paige zbunjena. Možda postoji buka u pozadini ili pitanje nije jasno. Ako Bila nešto ometa i ne obraća pažnju, možda će propustiti neku od riječi i odgovorite neprimjereno - ili će on možda u potpunosti propustiti pitanje tako da razmjena treba započeti opet. Ako ne gleda Paige kad ona postavi pitanje, nedostajao bi mu bilo koji govor tijela koji bi pružio podtekst pitanju.

Ako Paige pošalje e-poštu ili tekstualnu poruku Billu, mogu se pojaviti problemi jer Bill nema Paigeov govorni jezik ili ton glasa za tumačenje, što bi moglo dodati informacije u poruku. Automatsko ispravljanje možda je umetnulo pogreške u tekst ili bi nedostajalo pitanje moglo izgledati kao izjava.

Sve su to prepreke učinkovitoj komunikaciji. Stupanj učinkovitosti određuje se koliko poruka primatelj razumije.

U knjizi "Poslovna komunikacija" autorice Carol M. Lehman i Debbie D. DuFrene je iznio ovako:

"Zadaća primatelja je da interpretira pošiljateljevu poruku, verbalnu i neverbalnu, sa što manje izobličenja. Postupak tumačenja poruke poznat je kao dekodiranje. Jer riječi i neverbalni signali imaju različita značenja za različite ljude, nebrojeni problemi mogu se pojaviti u ovom trenutku u komunikacijskom procesu:

"Pošiljalac neadekvatno kodira izvornu poruku riječima koji nije prisutan u rječniku primatelja; dvosmislene, nespecifične ideje; ili neverbalni signali koji ometaju prijemnik ili su u suprotnosti s verbalnom porukom.

• Primatelja je zastrašivao položaj ili autoritet pošiljatelja, što rezultira napetošću koja sprečava učinkovitu koncentraciju poruke i ne traži traženo pojašnjenje.
• Primatelj smatra da je tema previše dosadna ili teška za razumijevanje i ne pokušava razumjeti poruku.
• Prijemnik je svjestan i neprihvaćen za nove i drugačije ideje.

"S beskonačnim brojem kvarova koji je moguć u svakoj fazi komunikacijskog procesa, doista je čudo što se ikada događa učinkovita komunikacija."

Čak i okolina ili emocionalno stanje primatelja mogu utjecati na dekodiranje poruke, na primjer, distrakcije u sobu, nelagodu na prijemniku ili stres ili tjeskobu koji omogućuju prijemniku da umetne podtekst da pošiljalac nije namjeravam. Poznavanje društvenih ili kulturnih konteksta može onemogućiti primatelju da pokupi signale ili reagira na odgovarajući način. Relativni konteksti također mogu obojati poruku jer poruke bliskih prijatelja mogu biti primljene drugačije nego poruke nadzornika rada.

Kad pošiljatelju nije jasno da li je došlo do razumijevanja na prijemniku, komunikacija se nastavlja, primjerice, daljnjim praćenjem pitanja bilo koje strane, daljnju raspravu ili pošiljatelja koji daje primjere, preformulira informacije ili druge načine pojašnjenja kako bi se dobio pošiljatelja i primatelja na istoj takozvanoj "valnoj duljini". U prezentaciji, pošiljatelj može pokazati grafikone ili slike kako bi publici bio jasniji ili čitača.

Što je više signala i kanala koje prijemnik ima i otvoren je za prijem često su bolji; na primjer, lako se može pogrešno protumačiti ton ili podtekst u e-poruci ili tekstualnoj poruci, a isti je poruka bi bila jasna ako prijemnik čuje glas osobe ili razgovara s njima licem u lice lice.

U knjizi, "Planiranje, provođenje i vrednovanje ciljanih komunikacijskih programa", autor Gary W. Selnow i William D. Crano imajte na umu da govor tijela i ton nisu samo komunikacija na strani pošiljatelja: "Povratne informacije u interpersonalnoj postavci pružaju tekući račun primatelja poruke primatelju. Očigledni znakovi poput izravna pitanja pokazuju koliko prijamnik obrađuje podatke. Ali suptilni pokazatelji također mogu pružiti informacije. Na primjer, zijevanje prijemnika, tišina kad se očekuju komentari ili izrazi dosade sugeriraju da mogu biti aktivne kapije za selektivno izlaganje. "

Primatelj također može imati ton i podtekst u povratnim informacijama koje su poslane pošiljatelju, kao što je reagiranje sarkazmom ili gnjevom, što može propustiti ako je povratna informacija samo tekstualna, ali vjerovatno je ne bi propustila ako se strane mogu međusobno vidjeti ili čuti ili oba.