U poslovno pisanje, tehničko pisanjei drugih oblika sastav, instrukcije su pisane ili usmene upute za provođenje postupka ili izvršavanje zadatka. Također se zove poučno pisanje.
Korak po korak, upute uobičajeno koriste gledište druge osobe (ti, tvoja, tvoja). Upute se obično prenose u odjeljku aktivan glas i imperativ raspoloženja: Obratite se svom publika direktno.
Upute se često pišu u obliku broja popis tako da korisnici mogu jasno prepoznati redoslijed zadataka.
Učinkovite upute obično uključuju vizualne elemente (kao što su slike, dijagrami i dijagrami tijeka) koji ilustriraju i pojašnjavaju tekst. Upute namijenjene međunarodnoj publici mogu se pouzdati potpuno na slikama i poznatim simboli. (To se zove bez riječi upute.)
Promatranja i primjeri
"Dobre su upute nedvosmislene, razumljive, cjelovite, dosljedne i učinkovite." (John M. Penrose i sur., Poslovna komunikacija za menadžere: napredni pristup, 5. izd. Thomson, 2004.)
Svjetlija strana uputa: Priručnik za nedavno preminule
Juno: Ok, jeste li proučavali priručnik?
Adam: Pa, pokušali smo.
Juno: Sve to govori umesno poglavlje o progonstvu. Izvucite ih sami. To je tvoja kuća. Do kuća s ukletima nije lako doći.
Barbara: Pa, ne razumijemo to baš.
Juno: Čuo sam. Odmah istrljajte lica. Očito nema smisla dizati glave pred ljudima ako te ne vide.
Adam: Tada bismo trebali početi jednostavnije?
Juno: Započnite jednostavno, radite ono što znate, koristite talente, vježbajte. Trebala si učiti te lekcije od prvog dana. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin i Geena Davis u Beetlejuice, 1988)
Osnovne značajke
"Upute imaju tendenciju da slijede konzistentni korak po korak, bilo da opisujete kako napraviti kavu ili kako sastaviti automobilski motor. Evo osnovnih značajki uputa:
- Specifična i precizna titula
- Uvod s pozadinskim podacima
- Popis potrebnih dijelova, alata i uvjeta
- Sekvencijalno uređeni koraci
- Grafika
- Sigurnosne informacije
- Zaključak koji signalizira završetak zadatka
Sekvencijalno poredani koraci središnji su dio uputstva, a oni obično zauzimaju velik dio prostora u dokumentu. "
(Richard Johnson-Sheehan, Tehnička komunikacija danas. Pearson, 2005.)
Popis za upute za pisanje
- Koristite kratke rečenice i kratke odlomke.
- Svoje bodove rasporedite logičkim redoslijedom.
- Dajte svoje izjave specifično.
- Koristiti imperativno raspoloženje.
- Stavite najvažniju stavku u svaku rečenicu na početku.
- Izgovorite jedno u svakoj rečenici.
- Birajte svoje riječi pažljivo, izbjegavajući žargon i tehničke uvjete ako možete.
- Daj primjer ili an analogija, ako mislite da izjava može zbuniti čitatelja.
- Provjerite vaše dovršene skice logike prezentacije.
- Ne izostavljajte korake niti uzimajte prečace.
(Prilagođeno iz Pisanje precizno autor: Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)
Korisni savjeti
"Upute mogu biti ili samostojeći dokumenti ili dio drugog dokumenta. U oba slučaja najčešća je pogreška učiniti ih previše zapletenim za publiku. Pažljivo razmislite o tehničkoj razini svojih čitatelja. Koristiti bijeli prostor, grafiku i ostale elemente dizajna kako bi upute bile privlačne. Najvažnije je uključiti reference opreza, upozorenja i opasnosti prije korake na koje se primjenjuju. "
(William Sanborn Pfeiffer, Džepni vodič za tehničku komunikaciju, 4. izd. Pearson, 2007)
Upute za testiranje
Da biste procijenili točnost i jasnoću niza uputa, pozovite jednog ili više pojedinaca da slijede vaše upute. Promatrajte njihov napredak kako biste utvrdili jesu li svi koraci pravilno izvedeni u razumnom roku. Nakon što je postupak dovršen, zamolite ovu ispitnu grupu da izvijesti o eventualnim problemima koji su se susreli i pruži preporuke za poboljšanje uputa.