Zahtev pisma a uvjerljivpismo koju kupac pošalje tvrtki ili agenciji radi identifikacije problema s proizvodom ili uslugom, a može se nazvati i pismom žalbe.
Pismo zahtjeva se obično otvara (a ponekad zatvara) sa zahtjevom za prilagodbom, kao što je povrat, zamjena ili plaćanje odštete, iako može biti srdačan uvodni odlomak o transakciji ili proizvodu poželjna.
Kao metodu poslovno pisanje, pisma o zahtjevu šalju se kao pravno obvezujući oblik komunikacije koji mogu poslužiti kao dokaz ako se zahtjev vodi na sudu. U većini slučajeva sudovi nisu potrebni jer poslovni primatelj obično sastavlja odgovor u obliku an pismo za prilagodbu, kojim se rješava zahtjev.
Glavni elementi pisma o zahtjevu
Većina poslovnih stručnjaka i znanstvenika slaže se da osnovno pismo zahtjeva treba sadržavati četiri osnovna elementa: jasno objašnjenje žalbe, objašnjenje što je svađa uzrokovala ili gubici koji su zbog toga pretrpjeli, apel za poštenje i poštenje te izjava o onome što biste smatrali poštenom prilagodbom u povratak.
Preciznost u obrazloženju od ključne je važnosti za podmirivanje zahtjeva brzo i učinkovito, tako da pisac zahtjeva treba pružiti što više detalja o nedostatnosti proizvoda ili greške u primljenoj usluzi, uključujući datum i vrijeme, iznos koštanja i broj primitka ili narudžbe i sve ostale pojedinosti koje pomažu u definiranju onoga što se dogodilo u krivu.
Neugodnost koju je ta greška prouzročila i priziv čitateljevoj ljudskosti i samilosti jednako su važni u izvlačenju onoga što pisac želi iz tvrdnje. To pruža motivaciju čitatelju da odmah reagira na zahtjev pisca kako bi se ispravila situacija i održao klijent kao klijent.
Kako navodi R.C. Krišna Mohan piše u "Poslovnoj prepisci i pisanju izvještaja" kako bi "osigurao brz i zadovoljavajući odgovor, pismo za prijavu obično se piše voditelju jedinice ili odjelu odgovornom za pogreška."
Savjeti za učinkovito pismo
Ton pisma trebao bi se zadržati barem na poslovnoj razini, ako ne i poslovno, kako bi se održao profesionalan u zahtjevu. Nadalje, pisac bi trebao žaliti prigovor uz pretpostavku da će zahtjev biti odobren nakon primitka.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar i David A. Thomas piše u "Kako pisati prvoklasnu poslovnu korespondenciju" da biste "trebali zahtjev iznijeti točno i taktično". i da je najbolje "izbjegavati prijetnje, optužbe ili prikrivene nagovještaje o tome što ćete učiniti ako stvar ne bude riješena odmah „.
Ljubaznost ide puno u svijetu usluga za kupce, tako da je bolje da žalite na humanost primatelja navodeći kako je problem osobno utjecao na vas, a ne prijetio bojkotom tvrtke ili klevetom Ime. Događaju se nesreće i rade se greške - nema razloga biti neljudski.