Objašnjenje kreditnih kartica tvrtke: Računovodstvene politike

Odjeljak računovodstvene politike tvrtke s kreditnom karticom je odjeljak u kojem definirate tko ima kreditne kartice tvrtke i odgovornost za nastale troškove. Ispod je uzorak ovog odjeljka postupaka koji se mogu prilagoditi vašoj situaciji.

Zaposlenici mogu dobiti pristup kreditnoj kartici tvrtke u kojoj priroda njihovog posla zahtijeva takvu upotrebu. Tvrtke se mogu koristiti samo za poslovne troškove i ne smiju se koristiti za osobne troškove. Primjeri poslovnih troškova i odbitaka mogu uključivati ​​troškove kućnog ureda, troškove za automobile, obrazovanje i još mnogo toga.

Opća svrha izjave o pravilima i postupcima je osigurati da se kreditne kartice poduzeća koriste u odgovarajuće svrhe i da se uspostavi adekvatna kontrola za svakodnevnu upotrebu. Politika kreditne kartice tvrtke primjenjuje se na sve zaposlenike koji održavaju kreditnu karticu za korištenje tvrtke i njihove menadžere.

Odgovornost prema pravilima kreditne kartice tvrtke varira ovisno o ulozi osobe. Na primjer, pojedinci imaju drugačiju odgovornost od operativnih menadžera i supervizora.

• pojedinci Kreditne kartice holding kompanije odgovorne su za:
  • Korištenje kartica samo za njihovu namjenu
  • Zadržavanje potvrda i pružanje objašnjenja za sve transakcije s kreditnim karticama tvrtke
  • Dobivanje autorizacije za fakture s kreditnih kartica
• Operativni menadžeri / supervizori odgovorni su za:
  • Ograničavanje upotrebe kreditnih kartica tvrtke na one zaposlenike koji za poslovanje tvrtke trebaju karticu
  • Pravovremeno pregledavaju i autoriziraju račune s kreditnih kartica koje koriste njihovi zaposlenici kako bi se izbjegle kašnjenja u naplati
  • Prepoznavanje i zahtjev za ograničenjem kreditne ili transakcijske razine potrebnim za pojedine kartice
• Računovodstvo je odgovoran za:
  • Osiguravanje da su sve transakcije kreditnim karticama pravilno autorizirane
  • Pravovremeno obrađujemo plaćanje za fakture s kreditnih kartica kako bismo izbjegli kašnjenje u naplati
  • Uređivanje ograničenja za kreditne ili transakcijske razine za pojedine kartice

U pravilima o kreditnoj kartici tvrtke mogu biti navedeni neki opći uvjeti kojih morate biti svjesni. Ovdje su četiri uobičajena izraza:

• Opća kreditna kartica: Kreditna kartica koja se može koristiti u više objekata, kao što su VISA, American Express ili MasterCard.
• Kreditna kartica specifična za dobavljača: Kreditna kartica koja se može koristiti samo kod određenog dobavljača, kao što je plinska tvrtka ili tvrtka za opskrbu uredom.
• Kreditno ograničenje: Ukupni iznos koji se može teretiti na kreditnoj kartici prije nego što kreditna kartica odbije transakcije.
• Ograničenje razine transakcije: Ukupna vrijednost svake pojedinačne transakcije koja se može teretiti na kartici ili vrsta transakcije koja se može teretiti na kartici. Na primjer, neke će tvrtke za plin dozvoliti kartice „samo za benzin“ kojima uskraćuju kredit za ostale kupnje na benzinskoj postaji.

Zaposlenici koji kreditne kartice koriste za poslovne troškove moraju slijediti postupak koji pruža tvrtka. Sljedeća pravila se obično postavljaju u pravilima tvrtke:

• Kreditne kartice upotrebljavaju se samo za potrebe poduzeća. Ako dobavljač ima mogućnosti, kartice ili transakcije kodirat će se na pojedine zaposlenike za veći objekt u vrijeme izdavanja računa.
• Zaposlenici moraju zadržati i početne primitke i zabilježiti svrhu troška na poleđini svakog računa.
• Korištenje kreditnih kartica poduzeća za troškove bilo koje osobne prirode može rezultirati disciplinskim postupkom do otkaza, uključujući i otkaz. To može rezultirati oduzimanjem troškova s ​​narednog provjere zaposlenika.

Uz praćenje postupka kreditne kartice tvrtke, zaposlenici moraju poštivati ​​niz pravila u vezi s fakturama, autorizacijama i uplatama. Iako svaka tvrtka pruža svoje jedinstvene politike, sljedeći je primjer onoga što općenito možete očekivati:

• Zaposlenik dostavlja odgovarajuće primitke uz izvješće o troškovima (često se naziva kreditom Izvještaj o troškovima kartice) odgovarajućem nadzorniku ili upravitelju ovlaštenja u roku od tjedan dana od nastanka trošak. Faksimil ili skenirani dokumenti su prihvatljivi ako zaposlenik putuje i ne vraća se u ured kako bi se ispunio rok od tjedan dana, pod uvjetom da se izvorni primici predaju po povratku s putovati.
• Naknade za stvari kod kojih je potvrda zamijenjena moraju se objasniti ovlaštenoj osobi koja mora pokrenuti određeno naplaćivanje i pored nje naznačiti "račun koji nedostaje".
• Nadzornik ili upravitelj autorizacije potvrdit će da su optužbe opravdane i primjerene prije nego što odobri fakturu za plaćanje, uz napomenu "U redu za plaćanje" i potpisivanje tijela dostavnica.
• Odobreni račun se prosljeđuje odgovarajućem računovodstveni odjel za plaćanje.
• Računovodstvo mora provjeriti autorizaciju i zakazati račun za plaćanje u skladu s uvjetima ugovora o kreditnoj kartici i tako izbjeći nepotrebne kašnjenje u plaćanju.

Kada prihvaćaju kreditnu karticu tvrtke, zaposlenici obično potpisuju i datumuju izjavu o ugovoru o politici i postupku nakon pregleda. Uobičajeno, ugovor sadrži gore navedene podatke i može zatražiti broj vaše kartice i datum isteka u trenutku potpisivanja. Slijedi primjer onoga što ćete pronaći na kraju obrasca:

Pročitao sam i razumio Izjavu o politici i postupku [naziv tvrtke] za posjedovanje opće kreditne kartice. Ovim obrascem dajem dopuštenje za [naziv tvrtke] da oduzme (oduzme) moje osobne predmete za provjeru plaćanja, neovlašteni troškovi i neprijavljeni troškovi koje sam pretrpio pomoću svoje Opće kreditne kartice.