Svrha potvrdnih pisama je pružiti dokaz da ste primili određene dokumente ili određenu vrstu zahtjeva. Pisma sa potvrdom često se koriste za sve što je uključeno u pravni postupak.
Elementi pisma
Kao i u bilo kojoj poslovnoj ili profesionalnoj prepisci, i ovo biste trebali započeti s nekoliko specifičnih i očekivanih elemenata:
- Vaše ime, adresa i datum u gornjem desnom uglu
- Ime osobe kojoj se obraćate pismo u gornjem lijevom kutu ispod retka ispod vaše adrese
- Naziv tvrtke (ako je prikladno)
- Adresa tvrtke ili pojedinca
- Redak predmeta koji ukratko prikazuje svrhu pisma podebljano (poput "Pravnog slučaja br. 24")
- Pozdravni uvod, poput "Poštovani g. Smith"
Kada započinjete pismo priznanja, počnite s kratkom rečenicom u kojoj stoji da je to doista pismo priznanja. Neke fraze koje možete koristiti uključuju:
- Ovime potvrđujem primanje sljedećih dokumenata ...
- Potvrđujem primanje ...
- Pobrinut ćemo se da odgovorna osoba dobije te materijale odmah po povratku u ured.
Ostatak pisma trebao bi sadržavati tekst teksta, gdje u jednom ili dva odlomka objašnjavate šta, konkretno, priznajete. Na kraju teksta pisma, po potrebi možete ponuditi pomoć, poput: "Ako bih mogao biti od daljnje pomoći, molim vas, ne ustručavajte se kontaktirati me. "Završite pismo standardnim zatvaranjem, poput:" S poštovanjem, gospodine Joe Smith, XX Firma."
Uzorak pisma
Može vam biti korisno vidjeti predložak uzorka slova. Slobodno kopirajte format dolje za svoje pismo o priznanju. Iako se u ovom članku ne ispisuje kao takav, imajte na umu da biste općenito trebali ispraviti adresu i datum.
Joseph Smith
Trgovačko poduzeće Acme
5555 S. Glavna ulica
Bilo gdje, Kalifornija 90001
25. ožujka 2018
Ponovno:Pravni slučaj br. 24
Poštovani ______:
Budući da je gospodin Doug Jones sljedeća dva tjedna izvan ureda, potvrđujem primanje vašeg pisma od 20. ožujka 2018. godine. Obavijestit će ga odmah po povratku.
Ako vam mogu biti od pomoći za vrijeme odsutnosti gospodina Jonesa, molim vas ne ustručavajte se nazvati.
S poštovanjem,
Joseph Smith
Pod pismom potpišite pismo "S poštovanjem", iznad vašeg imena.
Ostala razmatranja
Pismo o priznanju sadrži dokumentaciju da ste pismo, nalog ili žalbu primili od druge strane. Ako stvar postane pravno ili poslovno nesuglasica, vaše pismo o priznanju pokazuje dokaz da ste odgovorili na zahtjev druge strane.
Ako niste upoznati sa stilom poslovnog pisma, odvojite vrijeme da naučite osnovni format pisanja poslovna pismai pregledajte različite vrste poslovnih pisama. Na taj ćete način poboljšati svoje vještine za posebne poslovne svrhe kao što su izvršavajući upite, prilagođavanje zahtjevai pisanje popratna pisma.