Pravilno formalno pismo od uvoda do zaključka

Formalna engleska slova brzo se zamjenjuju e. No, formalna struktura pisama koja naučite još uvijek se može primijeniti na poslovne e-poruke i ostalo formalne e-poruke. Slijedite ove savjete za strukturu da biste pisali učinkovita formalna poslovna pisma i e-poruke.

Prvi stavak: Prvi odlomak formalni slova treba sadržavati uvod u svrhu pisma. Uobičajeno je da se prvo zahvalite nekome ili da se predstavite.

Poštovani g. Anders,

Hvala vam što ste odvojili vrijeme za sastanak sa mnom prošlog tjedna. Želio bih nastaviti naš razgovor i imati nekoliko pitanja za vas.

Odlomci tijela: Drugi i sljedeći odlomak trebaju pružiti glavne informacije u pismu i temeljiti se na glavnoj svrsi u tekstu uvodni prvi odlomak.

Naš projekt ide prema naprijed kako je predviđeno. Željeli bismo razviti program obuke za osoblje na novim lokacijama. U tu svrhu odlučili smo unajmiti prostor u lokalnom poslovnom izložbenom centru. Novo će osoblje tri dana osposobljavati naše stručnjake za osoblje. Na ovaj način moći ćemo zadovoljiti potražnju od prvog dana.

Završni odlomak: Završni odlomak trebao bi ukratko sažeti namjeru službenog pisma i završiti nekim pozivom na akciju.

Hvala na razmatranju mojih prijedloga. Radujem se što ću moći dodatno raspraviti o ovoj temi.

Otvorite s izrazom formalne adrese, kao što su:

Poštovani gđo (gospođice, gospođice) - ako znate ime osobe kojoj pišete. Koristiti Dragi Gospodine / Gospođo ako ne znate ime osobe kojoj pišete ili Koga se tiče

Uvijek koristite ms za žene, osim ako se posebno ne traži uporaba Gđa ili Propustiti.

Prvo navedite razlog za pisanje. Ako s nekim započinjete dopisivanje o nečemu ili tražite informacije, počnite s navođenjem razloga za pisanje:

• Pišem vas da vas obavijestim o ...
• Pišem vas da pitam / raspitujem o ...
• Pišem da vas pitam za informacije za male tvrtke.
• Obavještavam vas da još nismo dobili plaćanje za ...

Često se pišu službena pisma u kojima se zahvaljuju. To se posebno odnosi na pisanje u odgovoru na neku vrstu upita ili u vrijeme pisanja izrazite zahvalnost za razgovor za posao, referencu ili drugu profesionalnu pomoć koju imate primljena.

Evo nekoliko korisnih izraza zahvalnosti:

• Hvala na vašem pismu od (datuma) u kojem se raspitujem o ...
• Želimo vam zahvaliti na vašem (datumu) pismu kojim tražite / traženje informacija o ...
• Kao odgovor na vaše pismo (datum), želimo vam zahvaliti na zanimanju za ...

Primjeri:

• Želim vam zahvaliti na vašem dopisu od 22. siječnja kojim tražite informacije o našoj novoj liniji kosilica.
• Kao odgovor na vaše pismo od 23. listopada 1997. godine, želimo vam se zahvaliti na interesu za našu novu liniju proizvoda.

Kad tražite pomoć, koristite sljedeće izraze:

• Bila bih vam zahvalna ako možete + glagol
• Da li bi vam smetalo + glagol + ing
• Zar bi bilo previše toga pitati ...

Primjeri:

• Bila bih vam zahvalna ako mi možete poslati brošuru.
• Možete li me nazvati tijekom sljedećeg tjedna?
• Bi li bilo previše tražiti da se naše plaćanje odgodi za dva tjedna?

Za pomoć nude sljedeći izrazi:

• Bio bih sretan + glagol
• Bili bismo zadovoljni + glagolom

Primjeri:

• Rado bih odgovorio na sva vaša pitanja.
• Rado ćemo vam pomoći u pronalaženju nove lokacije.

U nekim formalnim pismima morat ćete uključiti dokumente ili druge informacije. Sljedećim izrazima privucite pažnju na sve priložene dokumente koji ste možda imali.

• U prilogu molim pronađite + imenicu
• Zatvoreni ćete naći... + imenica
• Prilažemo... + imenica

Primjeri:

• U prilogu ćete pronaći primjerak naše brošure.
• U prilogu potražite primjerak naše brošure.
• Prilažemo brošuru.

Napomena: ako pišete službeni e-mail, upotrijebite fazu: U privitku molim te pronađite / U prilogu ćete pronaći.

Uvijek dovršite službeno pismo s nekim pozivom na akciju ili upućivanjem na budući ishod koji želite. Neke od opcija uključuju:

Preporuka za budući sastanak:

• Radujem se što ću vas upoznati / vidjeti
• Radujem se što ću se upoznati sljedeći tjedan.

Ponuda daljnje pomoći

• Ako imate bilo kakvih pitanja u vezi s tim, obratite mi se.
• Ako vam je potrebna dodatna pomoć, obratite mi se.

Potpišite pismo jednom od sljedećih fraza:

• S poštovanjem,
• S poštovanjem,

Manje formalno

• Najbolje želje.
• Lijepi Pozdrav.

Obavezno ručno potpisujte pismo, a zatim i upisani naziv.

Svečana slova napisana u blokovnom formatu smještaju sve na lijevu stranu stranice. Postavite svoju adresu ili adresu svoje tvrtke na vrh slova na lijevoj strani (ili upotrijebite svoju tvrtku pismopis), a zatim adresa osobe i / ili tvrtke kojoj pišete, a sve se nalazi na lijevoj strani stranica. Pritisnite tipku Return nekoliko puta i upotrijebite datum.

U službena pisma napisana u standardnom formatu postavite svoju adresu ili adresu vaše tvrtke na vrh slova s ​​desne strane. Postavite adresu osobe i / ili tvrtke o kojoj pišete na lijevu stranu stranice. Datum postavite na desnu stranu stranice u skladu s vašom adresom.