Organiziranje vaših genealoških datoteka

Gomile primjeraka starih zapisa, ispisi iz web stranice rodoslova, a pisma kolega rodoslovnih istraživača sjede u gomilama na stolu, kutijama, pa čak i na podu. Neki se čak miješaju s računima i školskim dokumentima vaše djece. Vaši papiri možda nisu potpuno neorganizirani - ako se od vas traži nešto određeno, vjerojatno ga možete pronaći, ali to definitivno nije sustav arhiviranja koji biste opisali kao učinkovit.

Vjerovali ili ne, rješenje je jednostavno kao pronalaženje organizacijskog sustava koji odgovara vašim potrebama i navikama istraživanja, a zatim njegovo funkcioniranje. Možda to nije tako jednostavno kao što zvuči, ali tako je je izvedivo i u konačnici će vam pomoći da spriječite vraćanje kotača i dupliranje istraživanja.

Pitajte grupu rodoslovaca kako organiziraju svoje dosjee i vjerovatno ćete dobiti toliko različitih odgovora kao i genealozi. Postoji nekoliko popularnih genealoških sustava organizacije, uključujući vezive, bilježnice, datoteke itd., Ali uistinu ne postoji pojedinačni sustav koji je "najbolji" ili „Ispraviti”. Svi razmišljamo i ponašamo se drugačije, tako da je u krajnjem slučaju najvažnije u postavljanju vašeg sustava arhiviranja taj način da odgovara vašem osobnom stil. Najbolji sustav je uvijek onaj koji ćete koristiti.

Kako vaš genealoški projekt napreduje, ustanovit ćete da imate brojne papirnate dokumente za svaki pojedinac koji istražite - rodni zapisi, popisni zapisi, članci iz novina, oporuke, dopisivanje s kolegama istraživačima, ispisi s web stranica itd. Trik je razviti sustav arhiviranja koji će omogućiti lako polaganje prstiju na bilo koji od ovih dokumenata u bilo kojem trenutku.

Često korišteni genealoški sustavi arhiviranja uključuju:

• Prezime: Svi papiri za pojedinačno prezime podnose se zajedno.
• Po paru ili obitelji: Svi papiri vezani uz muža i ženu ili obiteljsku jedinicu podnose se zajedno.
• Po obiteljskim linijama: Svi papiri vezani uz određenu obiteljsku liniju podnose se zajedno. Mnogi genealozi počinju počevši s četiri takve vrste predaka - po jedan za svakog svog djeda i baku.
• Po događaju: Svi radovi koji se odnose na određenu vrstu događaja (tj. Rođenje, brak, popisitd.) podnose se zajedno.

Počevši s bilo kojim od četiri gore spomenuta sustava, svoje radove možete dalje organizirati u sljedeće kategorije:

• Prema lokaciji: Radovi se prvo grupiraju po jednom od gore navedenih četiri rodoslovna arhiviranja, a zatim se dalje raščlanjuju po državi, državi, županiji ili gradu da bi odražavali migraciju vašeg pretka. Na primjer, ako odaberete metodu prezimena, prvo biste grupirali sve CRISP-ove pretke, i zatim dalje razbiti gomile dolje u Engleskoj CRISP, Sjevernoj Karolini CRISP i Tennesseeju Čips.
• Po vrsti zapisa: Radovi se prvo grupiraju po jednom od gore spomenutih četiri genealoška sustava arhiviranja, a zatim se dalje raščlanjuju prema vrsti zapisa (tj. Evidencija rođenih, popisni podaci, oporukeitd.).

Prvi korak za pokretanje organizacijskog sustava je odlučivanje o osnovnom fizičkom obliku za vaše podnošenje (gomile se ne računaju!) - mape datoteka, bilježnice, veznici ili diskovi računala.

• File mape ormara i datoteka: Mape s datotekama, vjerojatno najpopularniji organizacijski alat za genealoge, jeftin su, vrlo prenosivi i lako drže papire različitih oblika i veličina. Međutim, kada padnu, mape datoteka mogu postati prilično nered - papiri izbačeni iz reda i eventualno pogrešni. Mape datoteka olakšavaju pregledavanje dokumenata, ali morate biti pažljivi u osiguravanju vraćanja papira tamo gdje su došli. Nakon što generirate puno papira, sustav datoteka datoteka je najfleksibilniji i proširiv.
• veziva: Ako ste netko tko stvarno voli stvari držati na jednom mjestu, organiziranje vaših ispisanih rodoslovnih podataka može biti dobra opcija za vas. Ova metoda standardizira vaše genealoške zapise u format redovnog papira. Dokumenti koje ne želite probušiti u tri rupe mogu se dodati u polipropilenskim čahurama. Veziva su prijenosna i ne zahtijevaju kabinet za podnošenje, međutim, ako radite mnogo genealoških istraživanja, otkrit ćete da veziva na kraju postaju previše glomazna.
• Računalni diskovi, CD-i i DVD-ovi:prepisivanje ili skeniranje genealoških dokumenata u računalo može uštedjeti prilično malo prostora, a računalni organizacijski sustavi mogu uvelike ubrzati zamorne zadatke poput sortiranja i unakrsnog referenciranja. Kvaliteta CD-ROM-a također se znatno poboljšala, navodno traje neodređeno pod pravilnim uvjetima pohrane. Ali, hoće li vaši potomci 100 ili više godina od sada imati računalo koje ih može čitati? Ako odlučite koristiti svoje računalo kao svoj primarni organizacijski sustav, razmislite i o izradi i očuvanju kopija ili ispisa važnih dokumenata.

Jednom kada započnete organizirati svoj genealoški nemir, vjerojatno ćete otkriti da kombinacija metoda skladištenja najbolje funkcionira. Neki, na primjer, koriste vezive za organiziranje "dokazanih" obiteljskih mapa i mapa datoteka za razna istraživanja neprovjerenih veza, istraživanja susjedstva ili lokaliteta i dopisivanja. Važno je imati na umu da je organizacija uvijek i da će uvijek biti u tijeku.

Za postavljanje i korištenje mapa datoteka za organiziranje svojih rodoslovnih zapisa trebat će vam sljedeći osnovni pribor:

1. Ormar za podnošenje ili kutije za datoteke s poklopcima. Kutije moraju biti snažne, po mogućnosti plastične, s unutarnjim vodoravnim grebenima ili utorima za viseće datoteke veličine slova.
2. Obojene mape datoteka u visini slova u plavoj, zelenoj, crvenoj i žutoj boji. Potražite one s velikim jezičcima. Ovdje možete uštedjeti malo novca tako što ćete umjesto toga kupiti standardne zelene viseće mape datoteka i pomoću obojenih naljepnica za kodiranje u boji.
3. Manila mape. Trebale bi imati nešto manje jezičace od visećih mapa datoteka i trebale bi imati pojačane vrhove koji će trajati do teške uporabe.
4. olovke. Za najbolje rezultate koristite olovku s ultra finom točkom, vrhom od filca i crnom trajnom mastilom bez kiseline.
5. highlighters. Kupite highlightere u svijetloplavoj, svijetlo zelenoj, žutoj i ružičastoj boji (nemojte koristiti crvenu jer je previše tamna). Olovke u boji također djeluju.
6. Naljepnice za mape datoteka. Ove naljepnice trebaju imati plave, zelene, crvene i žute trake uz vrh i trajno ljepilo na poleđini.

Nakon što sastavite zalihe, vrijeme je da započnete s mapama datoteka. Koristite različite obojene mape datoteka za rodove svakog od četiriju baka i djedova - drugim riječima, sve mape stvorene za pretke jednog djeda i bake bit će označene istom bojom. Boje koje odaberete ovisi o vama, ali najčešći su sljedeći izbori boja:

• PLAVI - preci vašeg djeda po ocu (očev otac)
• ZELENI - preci vašeg oca baka (očeva majka)
• CRVENI - preci vašeg djeda majke (majčin otac)
• ŽUTO - preci vaše bake majke (majke majke)

Upotrebom gore navedenih boja stvorite zasebnu mapu za svako prezime, upišite imena na karticu viseće datoteke umetnuti crnim trajnim oznakom (ili ispisne umetke na vašem pisaču). Zatim objesite datoteke abecednim redoslijedom u vašu kutiju datoteka ili na ormarić po boji (tj. Plavce stavite abecedno u jednu skupinu, zelene u drugu skupinu, itd.).

Ako ste novi u genealoškom istraživanju, ovo bi moglo biti sve što trebate učiniti. Ako ste nakupili mnogo bilješki i fotokopija, sada je vrijeme za podjelu. Ovdje je potrebno odabrati kako želite organizirati svoje datoteke. Dvije najpopularnije metode o kojima se govori na stranici 1 ovog članka su:

1. po Prezime (dalje prema potrebi prema lokalitetu i / ili vrsti zapisa)
2. po Par ili obiteljska grupa

Osnovne upute za podnošenje prijava su za svakoga jednake, razlika je prije svega u načinu njihove organizacije. Ako još niste sigurni koja metoda će vam najbolje odgovarati, pokušajte koristiti metodu Prezime za jedno prezime i metodu Family Group za jednu ili dvije obitelji. Pogledajte koji vam najviše odgovara ili razvijte svoju vlastitu kombinaciju.

Napravite obiteljsku listu za svaki bračni par naveden na rodovničkoj karti. Zatim postavite manile mape za svaku od obitelji stavljanjem obojene etikete na karticu mape datoteka. Uskladite boju naljepnice s bojom odgovarajuće obiteljske linije. Na svaku etiketu napišite imena para (pomoću znaka djevojačko prezime za ženu) i brojeve s vašeg pedigrejskog grafikona (većina pedigreskih karata koristi sustav brojanja ahnentafel). Primjer: James OWENS i Mary CRISP, 4/5. Zatim ove obiteljske mape stavite u viseće mape za odgovarajuće prezime i boju, poredane abecednim redom prema muževom imenu ili u numeričkom redoslijedu brojevima iz vašeg rodovnika grafikon.

Na prednjoj strani svake manilove mape priložite zapis o obiteljskoj grupi kako bi služio kao sadržaj. Ako je bilo više braka, napravite zasebnu mapu s zapisom obiteljske grupe za svaki drugi brak. Svaka obiteljska mapa trebala bi sadržavati sve dokumente i bilješke iz vremena braka para. Dokumenti koji se odnose na događaje prije njihovog braka trebaju se arhivirati u mape njihovih roditelja, kao što su rodni listovi i evidencije porodičnog popisa.

Prvo, sortirajte datoteke prema prezimenu, a zatim stvorite manile mape za svaku od vrsta zapisa za koje imate papirologiju stavljanjem obojene etikete na karticu mape datoteka, podudaranje boje naljepnice s prezime. Na svaku etiketu napišite ime prezimena, a zatim vrstu zapisa. Primjer: CRISP: Popis stanovništva, CRISP: zemljišne knjige. Zatim ove obiteljske mape smjestite u viseće mape za odgovarajuće prezime i boju, poredane abecednim redom prema vrsti zapisa.

Na prednjoj strani svake manilove mape stvorite i priložite tablicu sadržaja koja indeksira sadržaj mape. Zatim dodajte sve dokumente i bilješke koji odgovaraju prezimenu i vrsti zapisa.